e-Fatura ne kadar süreyle nasıl saklanmalıdır? e-Faturanın muhafaza ve ibraz yükümlülüğü nedir? Sorularınızın cevabı yazımızda!

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, elektronik fatura anlamına gelir. Geleneksel kağıt fatura yerine, vergi mükelleflerinin işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirebildiği bir fatura türüdür. e-Fatura, vergi daireleri tarafından yasal olarak tanınan ve kabul edilen bir belgedir.
e-Fatura kullanmanın avantajları arasında kağıt, baskı ve posta masraflarının azalması, hızlı ve güvenli bir iletişim, veri kaybının önlenmesi, süreçlerin otomasyonu ve verimliliğin artması yer alır. Ayrıca, e-Fatura sayesinde vergi uyumuna ilişkin süreçler ve vergi denetimleri daha etkin bir şekilde gerçekleştirilebilir.

e-Fatura Saklama Zorunluluğu Ne Anlama Gelir?

Elektronik faturalar, düzenlendikten sonra belirli bir süre boyunca saklanmak zorundadır.
Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı, mükellefler tarafından düzenlenen e-Faturalar ile ilgili herhangi bir saklama hizmeti sunmaz. e-Fatura Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet portalı üzerinden düzenleniyor olsa da, saklama işlemi mükellefin sorumluluğundadır.
Bu durumda düzenlenen faturalar, mükelleflerce arşivlenerek kendi firmalarının bilgi işlem sistemlerinde ya da GİB’den saklama hizmeti yetkisi almış kuruluşlar tarafından saklanmalıdır.

e-Fatura Saklama ve Arşivleme Arasındaki Fark Nedir?

Elektronik faturaların depolanmasıyla ilgili yanıltıcı olabilecek hususlardan biri de GİB Portal’da bulunan arşivleme bölümüdür.
Bu bölüm, yalnızca gelen ve gönderilen faturaların pasife çekilerek posta kutusunda ve gönderilenler kutusunda yer alan fatura trafiğinin rahatlatılması amacıyla hazırlanmıştır. Arşivleme bölümündeki faturalar, faturayı hazırlayan mükellef kişiler tarafından indirilerek bilgi işlem sistemlerinde saklanabilir.
Ayrıca tercih edilmesi halinde, 421 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği kapsamında saklama izni verilen yetkili kuruluşlar tarafından da muhafaza edilebilir.

e-Arşiv ile e-Fatura Saklama Hizmeti Arasındaki Farklar Nelerdir?

Yukarıda da belirtiğimiz gibi, e-Fatura saklama hizmeti, e-Fatura kapsamında oluşturulan faturaların bütün bilgi ve mühürleriyle birlikte saklanmasını kapsar.
e-Arşiv uygulaması ise e-Fatura haricinde kesilen diğer kağıt faturaların e-Arşiv Fatura şeklinde kaydedilmesini; yani belgelerin ikinci nüshalarının elektronik ortamda saklanmasını kapsar.
Ayrıca e-Arşiv uygulamasında saklanan nüshalar, belirlenen standart formatta aylık olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanır.

e-Fatura’nın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

Vergi Usul Kanununun 213 Sayılı ve Türk Ticaret Kanununun 6102 Sayılı hükümlerin ilgili maddelerine göre vergi mükellefleri, hem düzenledikleri, hem de adlarına düzenlenerek gönderilen faturaları, yukarıda belirtilen süreler içinde muhafaza ve istenildiği takdirde de ibraz etmekle yükümlüdür.

GİB Portal’da e-Fatura Tutma Nasıl Olur?

GİB Portal’ı bir taslak havuzu olarak değerlendirebiliriz. Bu havuzda tutulacak fatura sayısı ile ilgili herhangi bir sınır yoktur.
Ancak bu portaldaki işleme tam manasıyla bir saklama diyemiyoruz. Çünkü 6 aydan daha uzun süre tutulan gönderilmiş veya alınmış faturalar sistemden silinir. 6 aydan eski faturalarınız ve uygulama yanıtlarınız sistemden tamamen kaldırılır.

e-Fatura Saklama Gereklilikleri

e-Fatura saklamayla ilgili kesin kıstaslar olmamakla birlikte saklama ve ibrazla ilgili işinizi kolaylaştıracak ve karmaşıklığı önleyecek bazı hususlara dikkat edilmesi gerekir.
Örneğin, e-Fatura’nın saklanmasındaki oldukça önemli hususlardan biri faturanın XML formatında düzenlenmesidir. Dikkat edilmesi önerilen bir diğer konu ise faturaya ait zarf numarasının bilinmesidir. Zarf numarası olası bir anlaşmazlık durumunda araştırmaya kolaylık sağlar. Bu iki önemli husus haricinde GİB, faturayı nasıl saklayacağınıza karışmaz.

e-Fatura’nın Saklama Zorunluluğu Kaç Yıldır ?

e-Fatura’nın saklama zorunluluğu Vergi Usul Kanunu’na göre e-Fatura’nun düzenlendiği ya da alındığı yıldan itibaren beş yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre de on yıldır.

e-Fatura Kağıt Olarak Saklanabilir Mi?

Mükellefler tarafından düzenlenen e-Fatura’ya girilen bilgilerin veri bütünlüğünün sağlanabilmesi ve kaynağına itiraz edilememesi mali mühür sayesinde garanti altına alınır. Mali Mühür, doğruluk ve geçerliliği ancak elektronik ortamda kontrol edilen bir mühürdür. Bu nedenle e-Fatura’nın kağıda basılarak saklanması mümkün değildir.
Mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları elektronik faturaları; girilen bilgileri ve mali mührü de kapsayacak biçimde yasal süreler içinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza etmek zorundadır.